REPČO - informačný systém pre publikačnú činnosť UNIZA
Vážené autorky, vážení autori, od 1.10.2024 bude slúžiť pre potreby evidencie publikačnej činnosti a ohlasov, generovania štatistík a výstupov ako referenčný informačný systém REPČO.
Zmeny v evidencii publikačnej činnosti, zmeny spôsobu kategorizácie a hodnotenia, nové požiadavky na vyhľadávanie a generovanie výstupov, väčšie možnosti prepojenia na iné informačné systémy. To všetko nás viedlo k zmene informačného systému pre evidenciu publikačnej činnosti. Vzhľadom ku komplexnosti celého systému sme sa rozhodli pre jeho odčlenenie od knižnično-informačného systému (v súčasnosti DaWinci (OPAC)).
Prioritou bolo, aby sme do tohto systému dostali všetku publikačnú činnosť a ohlasy zo všetkých systémov evidencie a zároveň, aby sa IS naďalej synchronizoval a aktualizoval o nové záznamy, ktoré naši zamestnanci vkladajú do CREPČ2. Metodika evidencie publikačnej činnosti sa v priebehu rokov menila, čo sa odzrkadlilo aj v samotných záznamoch. Import týchto záznamov do nového IS preto nemohol prebehnúť plne automaticky, a tak naši zamestnanci museli skontrolovať a upraviť veľké množstvo záznamov. Ku dnešnému dňu bolo upravených takmer 30tisíc záznamov naimportovaných z CREPČ1. Ide o záznamy s rokom vydania od 2007 do 2018. Staršie záznamy sa do REPČO preniesli z DaWinci (OPAC). Túto množinu záznamov budú naši zamestnanci kontrolovať a opravovať priebežne, počas ostrej prevádzky REPČO.
Zmenou si budú musieť prejsť aj formuláre evidencie publikačnej činnosti a ohlasov, na ktorých pracujeme spoločne s Centrom informačných a komunikačných technológií UNIZA. Ich spustenie je naplánované na 1. február 2025. Dovtedy prosíme autorov, aby aj naďalej posielali svoje žiadosti cez e-formuláre v OPACu tak, ako sú zvyknutí.
Novinkou oproti OPACu je aj možnosť generovať výstupy záznamov pre pracoviská, alebo možnosť kombinovať aj viac ako tri vyhľadávacie polia. Z REPČO si aj vďaka nášmu návodu autori jednoducho spravia výstup publikačnej činnosti. Overený výstup s pečiatkou Vám, tak ako doteraz, poskytne knižnica na požiadanie.
Veríme, že táto zmena prinesie publikujúcim autorom UNIZA lepší používateľský zážitok. Veľmi dôležitá je pre nás aj spätná väzba, a preto autorom sprístupňujeme návody na REPČO, možnosť nahlásenia chýb, návrh na zmenu funkcionality a možnosť prihlásiť sa na online konzultáciu. V prípade záujmu Vám samozrejme naši zamestnanci ochotne poradia aj priamo v knižnici.
Celý stav procesov súvisiacich s implementáciou REPČO si môžete pozrieť nižšie.
Za pracovný tím Univerzitnej knižnice UNIZA
Mgr. Maroš Konečný
riaditeľ
Stav procesov v REPČO
Import dát z DaWinci (OPAC)
Záznamy publikačnej činnosti s rokom vydania starším ako 2007 a záznamy, ktoré nie sú v CREPČ
Import dát z CREPČ1
Záznamy publikačnej činnosti s rokom vydania 2007 – 2017
Import dát z CREPČ2
Záznamy publikačnej činnosti s rokom vydania od 2018 po aktuálne dáta
Import ohlasov
Z CREPČ2 a DaWinci.
Kontrola a úprava chybne prenesených dát z CREPČ
Záznamy s rokom vydania 2007 až po aktuálne dáta. Približne 30 tisíc záznamov. 98,5% hotovo.
Spustenie REPČO do ostrej prevádzky – 1. október 2024
Sprístupnenie návodov, poskytovanie používateľskej podpory a formuláru na nahlasovanie chýb
Všetko bude zverejnené na webovej stránke knižnice už čoskoro
Kontrola a úprava zle prenesených dát z DaWinci
Záznamy publikačnej činnosti, ktoré sú staršie ako rok vydania 2007 sa budú upravovať priebežne (bez nahlásenia od autorov), počas ostrej prevádzky systému. Pre potreby vygenerovania výstupu pre autora je možné požiadať o urýchlenú opravu záznamov.
Evidencia publikačnej činnosti pre rok vykazovania 2024 a ohlasov do 31.1.2025
Až do konca vykazovacieho obdobia 2024 (do 31.1.2025) môžu autori žiadať o evidenciu tak, ako boli zvyknutí. Elektronické formuláre na stránke kniznica.uniza.sk/opac sa vypnú až 1. februára 2025. Univerzitná knižnica zaeviduje dovtedy všetku publikačnú činnosť a bude ďalej evidovať ešte nezaevidované ohlasy z týchto formulárov. Nové žiadosti o evidenciu PČ a ohlasov budú autori zadávať od 1. februára 2025 už do nového informačného systému.
Sprístupnenie API pre pracoviská
Spustenie nových formulárov evidencie publikačnej činnosti a ohlasov – 1. február 2025
Aký je rozdiel medzi CREPČ2 a REPČO?
Na prvý pohľad sa môže zdať, že ide o totožné informačné systémy. Tieto IS sú vytvorené spoločnosťou SVOP a skutočne majú rovnakú architektúru, čo nám umožňuje synchronizáciu údajov 1:1 bez potrebných konverzií a našich zásahov. Rozdiel je v objeme dát – záznamov relevantných pre UNIZA. CREPČ2 je národný register Centra vedecko-technických informácií SR, do ktorého je možné evidovať len tie záznamy, ktoré sú predmetné pre prideľovanie rozpočtu (iba vykazujúce záznamy). Navyše, obsahuje najstaršie záznamy iba od roku 2007, tie sa do CREPČ2 naimportovali z CREPČ1.
U nás sa nachádzajú aj záznamy, ktoré nepodliehajú štátnej dotácii (boli do knižnice poslané na evidenciu mimo roku vykazovania / autor si ich dal zaevidovať iba kvôli tomu, aby sme k nim evidovali ohlasy / prenesené záznamy z iných univerzít… ) a záznamy publikačnej činnosti staršie, ako rok vydania 2007.
Navyše, ohlasy sa do CREPČ2 evidujú až od roku 2018. Celá táto množina ohlasov bola do REPČO naimportovaná z DaWinci (OPAC).
Rozdielna je aj funkcionalita. Už teraz má REPČO viac možností rôznych výstupov. Do budúcnosti je možnosť aplikovania ďalších požiadaviek na funkcionalitu, o ktoré by muselo v prípade CREPČ2 žiadať jedine CVTI SR.